1C:Document Management là một giải pháp tự động hóa cho công việc số hóa văn bản điện tử và quản lý công việc, được phát triển dựa trên công nghệ tiên tiến nhằm cung cấp hỗ trợ trong việc lưu trữ thông tin tập trung, có hoặc không có cấu trúc, giúp cá nhân và tổ chức giải quyết công việc từ xa trên các thiết bị di động thông qua Internet.
Giải pháp này của 1C Việt Nam mang lại sự tiết kiệm chi phí tài chính một cách tối ưu nhất, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau và sử dụng công nghệ tiên tiến đáng kể. Nó cho phép lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập thông tin và quản lý công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.
1C:Document Management có thể sử dụng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau
1C:Document Management là phần mềm quản lý tài liệu linh hoạt, dễ dàng triển khai và sử dụng, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp vừa và nhỏ đến tập đoàn lớn với nhiều chi nhánh. Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, từ ngân hàng, xây dựng, kiểm toán, luật cho đến sản xuất, thương mại, dịch vụ, du lịch, giáo dục, bất động sản hay hành chính sự nghiệp, 1C:Document Management đều đáp ứng mọi nhu cầu quản lý tài liệu của bạn.
Bộ chuẩn 1C:Document Management (PRO)
- Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ quan hành chính sự nghiệp có cấu trúc tổ chức và quy trình luân chuyển văn bản, hồ sơ công việc không quá phức tạp.
- Cung cấp các tính năng cơ bản để quản lý hiệu quả các loại tài liệu phổ biến, giúp đơn giản hóa quy trình xử lý và lưu trữ hồ sơ.
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng, phù hợp với ngân sách hạn hẹp.
Bộ tùy chỉnh 1C:Document Management
- Mang đến khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù của khách hàng, từ trong quá trình triển khai đến sau khi vận hành.
- Có thể mở rộng và phát triển cùng với doanh nghiệp theo thời gian, thích ứng với xu hướng công nghệ mới nhất.
- Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu phức tạp và yêu cầu cao về tính cá nhân hóa.
Bộ nâng cao 1C:Document Management (CORP)
- Dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, tập đoàn, cơ quan hành chính sự nghiệp có cấu trúc tổ chức và quy trình luân chuyển văn bản, hồ sơ công việc phức tạp.
- Cung cấp đầy đủ các tính năng tiên tiến nhất để quản lý toàn diện mọi loại tài liệu, tự động hóa quy trình xử lý và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin ở mức độ cao nhất.
1C:Document Management – Công cụ giúp doanh nghiệp bức phá
Bước vào kỷ nguyên chuyển đổi số, 1C Việt Nam hân hạnh giới thiệu đến quý khách hàng giải pháp 1C:Document Management. Với phương châm tối ưu hóa quy trình quản lý Văn bản điện tử và Điều hành công việc, 1C:Document Management mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường lợi thế cạnh tranh.
Quản lý văn bản
1C:Document Management – Hệ thống Quản lý Văn bản đến – là một giải pháp dành cho việc quản lý và xử lý Văn bản đến trong mọi doanh nghiệp và tổ chức. Trong mỗi tổ chức, bộ phận Văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và phân loại văn bản đến. Nếu không có bộ phận kiểm soát và phân loại riêng, bộ phận này sẽ thực hiện công việc phân loại sơ bộ.
Văn bản đến bao gồm nhiều loại như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, cũng như các đơn từ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. C:Document Management cung cấp tính năng tiếp nhận văn bản đến từ nhiều nguồn bên ngoài và cho phép ghi nhận đầy đủ thông tin về văn bản, cũng như các tệp đính kèm.
Quy trình xử lý văn bản đến
- Tiếp nhận và ghi nhận vào chương trình
- Đăng ký số văn bản đến
- Trình lãnh đạo, phân phối và giải quyết văn bản
- Phân công và chuyển giải quyết văn bản
- Giải quyết văn bản đến và lưu trữ vào hồ sơ
Báo cáo đa dạng và tra cứu dễ dàng
C:Document Management cung cấp các báo cáo thống kê về số lượng văn bản theo từng dạng, thời gian và trạng thái xử lý. Nó cũng cho phép theo dõi tiến độ xử lý và trạng thái của văn bản, cũng như tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, tính năng tìm kiếm linh hoạt giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và lọc văn bản theo các tiêu chí khác nhau.
Quản Lý Quy Trình
1C:Document Management – Hệ thống Quản lý Quy trình Phê duyệt (đơn từ, tờ trình, hồ sơ, văn bản…)
Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau như Email, Zalo, Skype và di chuyển để trình các loại hồ sơ, đơn từ, tờ trình, và văn bản đến các cấp lãnh đạo. Việc lưu trữ các loại tài liệu này thường rời rạc trên nhiều thư mục và máy tính khác nhau, gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin và theo dõi quá trình phê duyệt. Nhân viên cũng thường gặp khó khăn trong việc theo dõi các văn bản của mình đã được phê duyệt hay chưa, và các lãnh đạo cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát quá trình phê duyệt và xử lý hồ sơ.
Cách giải quyết vấn đề
1C:Document Management là công cụ hỗ trợ cho nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện việc trình ký các loại hồ sơ, tờ trình, và văn bản một cách hiệu quả. Công cụ này cho phép quản lý quy trình phê duyệt của các loại văn bản như đơn xin nghỉ phép, đề nghị tạm ứng, đề nghị tuyển dụng, đề nghị mua/bán hàng và nhiều loại văn bản khác.
Hiệu quả khi áp dụng quy trình trình ký
Khi áp dụng 1C:Document Management, việc trình ký các loại hồ sơ và văn bản trở nên thuận tiện hơn, có thể thực hiện từ mọi nơi và mọi lúc. Công cụ này cũng giúp cho việc theo dõi toàn bộ quá trình phê duyệt và xử lý văn bản trở nên dễ dàng hơn, từ việc lập lịch và phân công nhiệm vụ đến việc kiểm soát và thống kê công việc của nhân viên. Đồng thời, việc sử dụng công cụ này cũng giúp tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm, thời gian đi lại và diện tích lưu trữ bằng giấy, đồng thời giảm rủi ro hỏa hoạn khi văn phòng lưu trữ quá nhiều giấy.
Quản lý dự án
1C:Document Management – Công cụ Hỗ trợ Quản lý Dự án
Phần mềm Quản lý Văn bản & Quy trình 1C:Document Management cung cấp khả năng quản lý toàn diện cho các dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn thực hiện. Không chỉ có thể thiết lập các giai đoạn cho mỗi dự án mà còn cho phép tổ chức và quản lý các công việc, nhiệm vụ chi tiết trong từng giai đoạn một cách chặt chẽ. Chỉ khi các nhiệm vụ chi tiết được hoàn thành, các giai đoạn lớn trong dự án mới chuyển sang trạng thái tiếp theo, ví dụ như Đang lập kế hoạch, Gửi đi thực hiện, Đã thực hiện. Đồng thời, nó cũng cung cấp các tiện ích và công cụ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả.
Phần mềm cho phép nhập kế hoạch từ MS Project, tương thích với mọi lịch làm việc từ MS Project và cung cấp tính linh hoạt trong việc kết nhập nguồn lực từ MS Project.
Biểu đồ Gantt trực quan
Biểu đồ Gantt là một công cụ mạnh mẽ để thể hiện kế hoạch hành động cho các dự án. Phần mềm 1C:Document Management đã phát triển hệ thống biểu đồ Gantt để người dùng có thể quản lý dự án một cách hiệu quả nhất. Biểu đồ này cho phép hiển thị tiến độ dự án, linh hoạt điều chỉnh thời gian công việc, và hiển thị trạng thái công việc một cách trực quan thông qua việc sử dụng các màu sắc khác nhau.
Quản Lý Văn Phòng Số
1C:Document Management không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản, dự án và quy trình hiệu quả mà còn cung cấp các tiện ích tiên tiến giúp bạn quản lý văn phòng số một cách chuyên nghiệp và khoa học.
Nâng cao hiệu quả quản lý văn phòng số với các tính năng nổi bật:
-
Quản lý Email hiệu quả:
Loại bỏ tình trạng Email quá tải và lẫn nhiều Email rác.
Phân loại và quản lý Email khoa học, hợp lý.
Tối ưu hóa thời gian làm việc với Email.
-
Đặt phòng họp dễ dàng:
Quản lý phòng họp và trang thiết bị tập trung.
Đặt phòng họp nhanh chóng, tiện lợi.
Giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian.
-
Quản lý xe và đặt xe công tác:
Theo dõi vị trí và tình trạng sử dụng xe.
Lên kế hoạch và đặt xe công tác hợp lý.
Tiết kiệm chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.
-
Lịch làm việc rõ ràng:
Theo dõi lịch làm việc của bản thân và nhân viên.
Quản lý công việc hiệu quả, tránh bỏ sót deadline.
Nâng cao năng suất làm việc chung.
-
Thảo luận và truyền thông nội bộ hiệu quả:
Chia sẻ thông tin nhanh chóng, nhất quán.
Tăng tương tác và hợp tác giữa các phòng ban.
Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.
-
Ghi nhận vắng mặt nhân sự chính xác:
Theo dõi tình hình vắng mặt của nhân viên.
Lên kế hoạch điều chỉnh nhân sự hợp lý.
Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
-
Tích hợp chữ ký điện tử an toàn:
Xác định chính xác chủ sở hữu của dữ liệu.
Ký văn bản điện tử nhanh chóng, an toàn.
Nâng cao tính pháp lý cho các giao dịch điện tử.
-
Thông báo nhiệm vụ kịp thời:
Nhận thông báo nhiệm vụ qua Email, SMS, Popup.
Cập nhật thông tin và thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng.
Nâng cao hiệu quả công việc và tránh bỏ sót deadline.
-
Quản lý cuộc họp và sự kiện chuyên nghiệp:
Lên kế hoạch và tổ chức cuộc họp hiệu quả.
Quản lý danh sách tham dự, tài liệu họp.
Ghi chép biên bản họp đầy đủ, chính xác.
Ứng dụng di động
- Ứng dụng di động là công cụ hỗ trợ người dùng thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi.
- Duyệt và phê duyệt các đề xuất, tờ trình ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
- Giao việc cho người khác thông qua nhiều hình thức như nhập văn bản từ bàn phím hoặc ghi âm bằng giọng nói, kèm theo các tệp đính kèm.
- Thực hiện công việc được giao bởi người khác một cách linh hoạt và thuận tiện.
- Ghi nhận vị trí thông qua GPS tại nơi thực hiện công việc, đặc biệt hữu ích cho việc chấm công khi nhân viên ra ngoài làm việc tại các đại lý hoặc khách hàng.
- Tích hợp tính năng email, cho phép gửi và nhận email giống như trong Gmail hoặc Outlook.
- Kiểm soát và quản lý công việc một cách dễ dàng, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ công việc của bộ phận và từng cá nhân.
- Báo cáo hàng ngày về tiến độ công việc của cá nhân.
- Tra cứu danh bạ của đồng nghiệp và khách hàng.
- Ghi chú lý do vắng mặt khi không có mặt tại văn phòng.
- Theo dõi lịch làm việc và lịch họp, giúp quản lý thời gian hiệu quả.
