FastWork vừa cho ra mắt Ra mắt FastWork Drive – Giải pháp quản lý tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp.
Nâng tầm quản lý tài liệu nội bộ với FastWork Drive – ứng dụng tiên phong giúp doanh nghiệp số hóa toàn diện và vận hành tinh gọn trên một nền tảng duy nhất.
Nhận thức được những hạn chế và rủi ro của việc quản lý tài liệu thủ công, FastWork Drive ra đời nhằm thay thế các phương thức lưu trữ truyền thống như Google Drive, tủ hồ sơ giấy hay chia sẻ qua Zalo, group chat,…
Hãy cùng khám phá những tính năng nổi bật của FastWork Drive và cách thức giải quyết các vấn đề trong việc quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu, hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn.
Thách thức từ việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Đa số doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với bài toán quản lý hồ sơ và tài liệu một cách linh hoạt, hiệu quả và bảo mật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, gặp phải sự rời rạc và phân mảng của các tài liệu, gây ra sự lãng phí về thời gian và tiền bạc cũng như ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và tiến độ công việc.
FastWork Drive ra đời như một giải pháp toàn diện để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên. Với khả năng số hóa và tạo không gian trực tuyến tập trung, FastWork Drive cho phép doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ và quản lý hồ sơ và tài liệu một cách khoa học, chặt chẽ và bảo mật.
Thay vì quản lý rời rạc trên nhiều nền tảng khác nhau như Zalo, Google Drive, các doanh nghiệp có thể tận dụng FastWork Drive để:
- Tra Cứu Nhanh Chóng: FastWork Drive giúp nhân viên dễ dàng truy cập và tra cứu tài liệu cần thiết chỉ trong vài bước đơn giản, giảm thiểu thời gian tìm kiếm không cần thiết.
- Quản Lý Chặt Chẽ và Bảo Mật: Tài liệu được phân loại và quản lý theo phòng ban, danh mục cụ thể, đảm bảo tính liên kết và bảo mật thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Không cần phải chi tiêu cho các công cụ lưu trữ rời rạc, FastWork Drive cung cấp một nền tảng đầy đủ và linh hoạt với chi phí hợp lý.
- Tạo Điều Kiện Thuận Lợi Cho Lưu Trữ Tập Trung: Doanh nghiệp có thể tổ chức tài liệu một cách logic và hiệu quả, tạo điều kiện cho việc lưu trữ tập trung và xuyên suốt.
FastWork Drive không chỉ là một công cụ quản lý hồ sơ và tài liệu mà còn là một đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết về cách FastWork Drive hoạt động và cung cấp giao diện thực tế của phần mềm để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích mà nó mang lại.
FastWork Drive giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
FastWork Drive là một ứng dụng quản lý tài liệu nội bộ hiện đại và tiện ích, được tích hợp vào hệ thống Quản trị và Điều hành doanh nghiệp FastWork. Với mục tiêu thay thế các phương tiện truyền thống như Google Drive, sổ sách, và tài liệu giấy tờ, FastWork Drive mang lại một cách tiếp cận mới mẻ và hiệu quả hơn trong việc tổ chức, quản lý và sử dụng tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Ứng dụng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường tính linh hoạt và tiện lợi. Với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị, bạn có thể truy cập và làm việc với tài liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. FastWork Drive hoạt động tương tự như Google Drive nhưng với chi phí chỉ bằng 1/10, đồng nghĩa với việc tiết kiệm đáng kể cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức, quản lý và chia sẻ hồ sơ và tài liệu.
Các chức năng chính của FastWork Drive
Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, việc quản lý, lưu trữ và bảo quản các tài liệu như hợp đồng, thông tin nhân sự, hồ sơ pháp lý, hóa đơn và các văn bản công văn là điều không thể tránh khỏi. FastWork Drive ra đời nhằm giải quyết bài toán này, mang lại một giải pháp lưu trữ trực tuyến để giảm không gian lưu trữ và giảm nguy cơ mất mát tài liệu.
FastWork Drive giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin và chia sẻ dữ liệu trên mọi thiết bị từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp tăng cường năng suất và làm việc hiệu quả.
Các chức năng chính của FastWork Drive bao gồm:
- Lưu trữ và Sắp Xếp Tập Trung: Tổ chức folder và file tài liệu của doanh nghiệp một cách khoa học.
- Phân Quyền Truy Cập Linh Hoạt: Cấp quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc phòng ban, bao gồm xem, tải xuống, chỉnh sửa và xóa tài liệu.
- Tương Tác Trực Tiếp trên Tài Liệu: Bình luận và nhận phản hồi trực tiếp trên các file tài liệu.
- Lưu Vết Lịch Sử Thao Tác: Theo dõi chi tiết các hoạt động trên tài liệu.
- Hỗ trợ Đa Định Dạng: Xem và làm việc trên các loại file như Word, Excel, PowerPoint, PDF, hình ảnh, âm thanh và video.
- Tìm Kiếm Nhanh Chóng: Tra cứu và tìm kiếm file theo dự án hoặc công việc cụ thể.
- Upload và Đính Kèm Tài Liệu: Gửi tài liệu trong các đề xuất và báo cáo công việc.
- Trình Ký và Ký Số: Thực hiện trình ký và ký số các văn bản trực tuyến.
- Tương Tác Trên Các Loại Tài Liệu Chuyên Biệt: Hỗ trợ tài liệu của ngành xây dựng như BIM, bản vẽ 3D và các định dạng khác.
Giới thiệu chi tiết tính năng quản lý tài liệu, hồ sơ trên FastWork Drive
FastWork Drive là một nền tảng quản lý tài liệu và hồ sơ, giúp tổ chức số hóa toàn bộ các tài liệu và hồ sơ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức của Ban lãnh đạo và nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng chính của FastWork Drive cùng với hướng dẫn sử dụng:
- Tải, lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng: FastWork Drive cho phép tải và lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng, từ đó loại bỏ cần phải sử dụng tủ hồ sơ giấy truyền thống và tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu.
- Lưu trữ tập trung và chia sẻ tài liệu: Tất cả các tài liệu và hồ sơ được lưu trữ trên FastWork Drive có thể được sắp xếp vào các nhóm, giúp việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả.
- Xem trước tài liệu trực tuyến: Người dùng có thể xem trước nhanh chóng các tài liệu trực tuyến trên trình duyệt của mình, bao gồm các định dạng như Word, Excel, PowerPoint, PDF, hình ảnh, âm thanh và video.
- Truy cập từ mọi nơi: FastWork Drive cho phép truy cập vào tài liệu từ mọi nơi, mọi lúc thông qua trình duyệt web, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào các tài liệu cần thiết.
- Cộng tác hiệu quả: Người dùng có thể cộng tác trên các tài liệu cùng với đồng nghiệp, sử dụng các tiện ích như chia sẻ quyền truy cập và chỉnh sửa, đánh dấu file, bình luận và sửa file.
- Ký số tài liệu trực tuyến: FastWork Drive cung cấp tính năng ký số tài liệu trực tuyến, giúp Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan thực hiện các quy trình ký một cách nhanh chóng và thuận tiện, đồng thời bảo đảm tính bảo mật của thông tin.
Tính năng này cung cấp các công cụ như thiết lập chữ ký, quy trình ký và gửi cảnh báo khi phát hiện thay đổi không mong muốn trong các tài liệu đã ký.
