Luklak là một nền tảng tích hợp giữa quản lý công việc và giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp, và nhóm dự án hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru, đồng thời giữ cho công việc luôn được thực hiện đúng hướng và theo tiến độ.
Để giúp bạn làm quen với Luklak, dưới đây là ba hoạt động chính mà nền tảng này cung cấp:
Thiết lập cấu trúc tổ chức: Luklak cho phép người dùng thiết lập cấu trúc tổ chức của họ một cách linh hoạt và hiệu quả, từ việc tạo ra các nhóm và phòng ban đến việc giao công việc và quản lý nhân sự.
Quản lý công việc và giao tiếp trên Luklak: Nền tảng cung cấp các công cụ quản lý công việc tiên tiến, bao gồm lên lịch làm việc, theo dõi tiến độ công việc, giao nhiệm vụ, và trao đổi thông tin trong các nhóm làm việc.
Tham gia hệ thống Luklak và tham gia tổ chức: Người dùng có thể dễ dàng tham gia vào hệ thống Luklak và kết nối với các tổ chức, nhóm dự án, hoặc đồng nghiệp khác để làm việc cộng tác và đạt được mục tiêu chung.
Cấu trúc tổ chức trong Luklak
Công việc của mỗi tổ chức trong Luklak được sắp xếp theo cấu trúc sau:
Luklak là một nền tảng linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh để phù hợp với cấu trúc tổ chức của công ty, cơ quan hoặc nhóm làm việc của họ. Các thành phần trong cấu trúc tổ chức bao gồm:
- Chức năng: Đây là một mẫu chuẩn để tạo ra các lĩnh vực công việc. Ví dụ, Chức năng Marketing có thể chia thành các mảng công việc như Marketing HN, Marketing SG,… Cấu hình bên trong chức năng Marketing, như quy trình công việc, danh sách trường dữ liệu, và phân quyền, sẽ được áp dụng cho các mảng công việc được tạo ra từ chức năng này.
- Khu vực: Khu vực gom nhóm các mảng công việc của tổ chức thành các nhóm khác nhau, có thể dựa trên quyền hạn quản lý. Ví dụ, trong khu vực Hà Nội, thuộc phạm vi quản lý của Giám đốc chi nhánh Hà Nội, có thể có các mảng công việc như Marketing HN, Sales HN, Hành chính HN,…
- Mảng công việc: Đây là tập hợp các mục có mục đích hoặc tình huống sử dụng chung, tuân theo cấu hình của chức năng tương ứng. Ví dụ, mảng công việc Marketing HN chứa các công việc liên quan đến đội Marketing tại Hà Nội và tuân theo cấu hình của chức năng Marketing.
- Phòng làm việc: Mỗi thành viên còn có thể tạo ra các phòng làm việc riêng để tương tác với công việc một cách thuận tiện hơn. Phòng làm việc là một công cụ tiện ích, cho phép tổ chức mô phỏng mảng công việc của họ một cách linh hoạt và hiệu quả.
- Mục: Là các mục tiêu, công việc, hoặc đối tượng thuộc mỗi mảng công việc, giúp liệt kê các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, với mảng công việc Marketing HN, các mục có thể là các công việc hàng ngày của phòng Marketing Hà Nội.
Người dùng có thể quản lý chức năng và mảng công việc thông qua giao diện cài đặt của Luklak, trong khi tạo và làm việc với các mục có thể được thực hiện trực tiếp trong giao diện làm việc của Luklak.
Luklak quản lí công việc và giao tiếp như thế nào?
Luklak cung cấp một nền tảng tích hợp quản lý công việc và giao tiếp trong doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc. Trước đây, nhân viên phải sử dụng nhiều phần mềm chat khác nhau để trao đổi công việc, sau đó thống nhất danh sách công việc trong một file excel và lưu trữ các tệp liên quan ở một nơi khác. Nhưng giờ đây, tất cả các hoạt động đều được thực hiện trên mục.
Với tính năng này, bạn có thể mô tả yêu cầu công việc, lưu trữ tất cả các tệp tin liên quan, liên kết chúng với các công việc khác, và tiến hành trao đổi liên tục về công việc. Hơn nữa, nhân viên có thể cập nhật trạng thái của mục để thể hiện tiến độ thực tế của công việc, và mọi thay đổi liên quan đến mục đều sẽ được thông báo cho những người liên quan thông qua cấu hình thông báo.
Tham gia hệ thống Luklak và tham gia nhiều tổ chức
Để tham gia vào hệ thống Luklak, bạn cần đăng ký một Luklak ID. Với tài khoản này, bạn có thể tham gia vào các tổ chức công việc của mình và các cộng đồng trong hệ thống Luklak. Điều này cho phép bạn quản lý nhiều tổ chức Luklak từ cùng một nơi, hoặc theo dõi nhiều dự án freelancer mà không cần thay đổi thông tin đăng nhập (email, mật khẩu) khi chuyển từ tổ chức này sang tổ chức khác.
Vì cấu trúc tài khoản riêng, bạn sẽ không sử dụng email doanh nghiệp để tạo Luklak ID. Lý do là email doanh nghiệp có thể thuộc sở hữu và quản lý của từng tổ chức riêng biệt và có thể thay đổi sau khi bạn rời khỏi tổ chức. Thay vào đó, bạn sẽ sử dụng email cá nhân để đăng ký Luklak ID, đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có thể quản lý email đăng ký, và nó sẽ không bị mất khi bạn chuyển từ tổ chức này sang tổ chức khác.
Những thuật ngữ cần biết khi tham gia nền tảng Luklak
|
Thuật ngữ |
Giải nghĩa |
|
Tổ chức |
Tổ chức trong Luklak là đối tượng quản lý công việc riêng biệt. Tổ chức có đặc điểm: (1) Dữ liệu riêng biệt: Các tổ chức có dữ liệu độc lập với nhau, không có liên kết trực tiếp sang nhau; (2) Chủ sở hữu và thành viên riêng: Mỗi tổ chức có danh sách chủ sở hữu và thành viên riêng, độc lập với tổ chức khác; (3) Chứa toàn bộ thông tin cần thiết để quản lý công việc |
|
Chức năng |
Chức năng là đối tượng để xác định cách hoạt động của mảng việc. Chức năng có đặc điểm:
(1) Là cơ sở tạo ra nhiều mảng việc: Từ một chức năng như Marketing, bạn có thể tạo ra nhiều mảng việc như Marketing HN, Marketing SG…. Danh sách đầu việc trong các mảng việc này là độc lập với nhau; |
|
Khu vực (Area) |
Khu vực gom nhóm các mảng việc của tổ chức thành các nhóm khác nhau. Nếu chức năng giúp gom nhóm mảng việc theo nghiệp vụ thì khu vực có thể được dùng để gom các mảng việc theo quyền hạn quản lý. Khu vực có đặc điểm:
(1) Mỗi mảng việc chỉ được nằm trong 1 khu vực duy nhất; |
|
Mảng việc (Spaces) |
Mảng việc là tập hợp các mục có chung mục đích hoặc tình huống sử dụng. Mảng việc có đặc điểm:
(1) Có chức năng cố định: Khi tạo mảng việc, bạn phải xác định chức năng của nó là gì. Chức năng của mảng việc giúp xác định các vai trò bên trong mảng việc, các quyền tương ứng với vai trò, danh sách các loại mục, tiến trình và danh sách trường dữ liệu tương ứng với từng loại mục; |
|
Phòng làm việc (Workspace) |
Phòng làm việc là danh sách do thành viên trong tổ chức tạo ra nhằm giúp họ truy cập nhanh vào công việc, tùy tình huống sử dụng. Phòng làm việc có đặc điểm:
(1) Mỗi người có thể tạo ra phòng làm việc riêng cho mình; |
|
Mục (Issue) |
Mục là đơn vị cơ bản nhất để tổ chức công việc. Mục có các đặc điểm:
(1) Có nhiều loại mục: Mục có thể đại diện cho đầu việc, thông tin khách hàng, nhân sự, hợp đồng, cơ sở vật chất…. Người dùng có thể chọn tên cụ thể cho các loại mục khác nhau; |
|
Người dùng tổ chức (User) |
Mỗi tổ chức trong Luklak có danh sách người dùng riêng. Người dùng trong tổ chức có đặc điểm:
(1) Có email và mã người dùng riêng: Mỗi người dùng trong tổ chức có email và mã người dùng riêng; |
|
Tài khoản Luklak ID (Luklak ID) |
Mỗi người sử dụng sản phẩm của Luklak có một tài khoản Luklak ID. Tài khoản này có đặc điểm:
(1) Sử dụng email cá nhân: Các email hợp lệ cần có đuôi gmail.com ; outlook.com ; hotmail.com ; zoho.com ; yandex.com ; aol.com ; icloud.com ; privaterelay.appleid.com ; yahoo.com; |
