ShortLink

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi tài liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những tài liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức. 

Ở Việt Nam, công ty Nhật Cường Software là một trong những công ty công nghệ sử dụng và triển khai số hóa tài liệu dựa trên công nghệ số hóa hiện đại của ABBY, một trong những thương hiệu hàng đầu thế giới về số hóa tài liệu và lưu trữ thông tin điện tử.

số hóa tài liệu lưu trữ, giải pháp số hóa tài liệu, phần mềm số hóa tài liệu, nhật cường software

Tại sao phải số hóa tài liệu?

Các tài liệu quá khứ được tạo ra và lưu giữ trên nhiều định dạng, vật mang tin khác nhau, chúng đơn thuần là văn bản giấy cho đến vi phim. Các tài liệu này phải được chuyển đổi về dạng số để đưa vào khai thác bởi các phần mềm đang có, cũng như sẵn sàng với những bước chuyển đổi sau này nếu cần về các định dạng phù hợp với các phần mềm trong tương lai.

Những lợi ích mà số hóa tài liệu mang lại:

  • Số hóa tài liệu giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí trong cả ngắn hạn và dài hạn.
  • Giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản, giảm nhân lực thực hiện các hoạt động bảo trì, quản lý kho, thư viện.
  • Bảo hiểm và bảo vệ được tài sản thông tin quan trọng của tổ chức.
  • Đáp ứng được các đòi hỏi ngày càng cao về bảo mật thông tin, mở ra cơ hội khai thác hiệu quả được khối thông tin, tri thức mà tổ chức đang sở hữu, không sợ rò rỉ, thất thoát.
  • Đưa thông tin có ích vào khai thác, phục vụ hoạt động của tổ chức ngay khi nó xuất hiện.
  • Tăng năng suất lao động, hiệu quả làm việc của từng cá nhân cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung cấp.
  • Giúp chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

số hóa tài liệu lưu trữ, giải pháp số hóa tài liệu, phần mềm số hóa tài liệu, nhật cường software

Công ty Nhật Cường Software giới thiệu giải pháp số hóa tài liệu ABBYY, công ty sở hữu công nghệ nhận dạng chữ hàng đầu thế giới và cũng là một trong những thương hiệu lớn nhất trong lĩnh vực cung cấp giải pháp số hóa tài liệu và tự động trích xuất thông tin từ tài liệu giấy.

Các sản phẩm của ABBYY đã và đang hỗ trợ rất đắc lực các tổ chức, doanh nghiệp trên toàn cầu trong việc quản lý, khai thác kho dữ liệu đồ sộ.

Phần mềm của ABBYY có thể nhận dạng chữ in 198 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt; Nhận dạng chữ viết tay 92 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt.

quy trình số hóa tài liệu, công ty nhật cường,

Một số giải pháp số hóa tài liệu của Công ty Nhật Cường Software

Những giải pháp số hóa tài liệu được công ty Nhật Cường Software giới thiệu dưới đây là các giải pháp số hoá tài liệu mạnh mẽ và mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Phần mềm số hóa tài liệu ABBYY Recognition Server

Sử dụng phần mềm ABBYY Recognition Server - Với khả năng số hoá, chuyển đổi tài liệu giấy về tài liệu điện tử - là các định dạng tài liệu có thể biên tập và tìm kiếm được, lập chỉ mục và đưa các tài liệu này vào các hệ thống lưu trữ điện tử, hệ thống quản lý nội dung hoặc các hệ thống tìm kiếm. Qua đó, góp phần cải tiến, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cho mọi doanh nghiệp, tổ chức.

ABBYY Recognition Server, số hóa tài liệu, phần mềm số hóa tài liệu, phần mềm số hoá tài liệu ABBYY Recognition Server, công ty nhật cường software

Cho phép nhận dạng hầu hết các loại định dạng ảnh thông thường như: PDF, PDF/A, BMP, PCX, PNG, JPEG, JPEG 2000, TIFF, DjVu, DCX,…

Có khả năng nhận dạng chữ in từ 198 ngôn ngữ (bao gồm cả tiếng Việt).

Sử dụng công nghệ ADRT (Adaptive Document Recognition Technology) để giữ nguyên dàn trang (layout) của tài liệu. Với công nghệ này, các cấu trúc logic của tài liệu được giữ nguyên: Đầu trang/chân trang, số trang, bảng biểu, mục lục, cột, hình ảnh, hình vẽ…

Hỗ trợ kết xuất các tài liệu số hóa ra các định dạng: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), RTF, HTML, TXT, PDF, PDF 2 lớp, CSV, XML

Với định dạng kết xuất PDF, hỗ trợ các lựa chọn kết xuất mở rộng:

  • Bảo mật tài liệu.
  • Nén kết quả số hóa.
  • Tối ưu hóa việc hiển thị trên web.

PDF 2 lớp (lớp ảnh bên trên lớp text) phục vụ việc tìm kiếm toàn văn và trích dẫn thông tin.

Có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác.

Phần mềm bóc tách thông tin tự động từ tài liệu giấy

ABBYY FlexiCapture, phần mềm bóc tách tài liệu, công ty nhật cường software

Sử dụng phần mềm ABBYY FlexiCapture - Giải pháp tự động bóc tách dữ liệu từ tài liệu giấy với độ chính xác cao.

Phần mềm FlexiCapture tự động phân tách và phân loại tài liệu với khả năng nhận dạng tài liệu từ nhiều loại ngôn ngữ, nhiều kiểu tài liệu với độ phức tạp khác nhau.

Nhật Cường Software đã thiết kế sẵn các biểu mẫu bóc tách để bóc tách tự động các thông tin từ các tài liệu được lưu chuyển trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.

Ví dụ: Bóc tách thông tin từ các văn bản (Văn bản pháp quy, Công văn,...), sổ đỏ, sổ hộ tịch, sổ bảo hiểm, chứng minh nhân dân, lý lịch tư pháp,…

Dịch vụ số hóa tài liệu

Sử dụng dây chuyền số hóa hiện đại của hãng ABBYY, công ty Nhật Cường Software cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp, đảm bảo các tài liệu quá khứ được số hóa nhanh chóng trong khoảng thời gian ngắn nhất với chất lượng tốt nhất.

Nhật Cường Software cho biết công ty đã thực hiện các dự án lớn cho các cơ quan nhà nước, trong đó có các dự án có số lượng tài liệu rất lớn (hơn 20 triệu trang tài liệu) và yêu cầu cao trong việc sắp xếp, phân loại, đặt tên tài liệu sau số hóa một cách tự động.

dịch vụ số hóa tài liệu công ty nhật cường software, dịch vụ số hóa tài liệu, công ty nhật cường software

Số hóa tài liệu và ứng dụng trong xây dựng Hệ thống chính phủ điện tử

Số hóa tài liệu là một trong các yếu tố quan trọng để xây dựng chính phủ điện tử thành công. Ứng dụng số hóa tài liệu được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có thể kể đến:

  • Số hóa cơ sở dữ liệu dân cư.
  • Số hóa hồ sơ hộ tịch.
  • Số hóa hồ sơ lưu trữ của các tỉnh, thành phố, các quận huyện.
  • Số hóa hồ sơ lưu trữ của các Sở ban ngành.

Dịch vụ số hóa tài liệu do công ty Nhật Cường Software cung cấp còn có khá năng tích hợp phần mềm số hóa, tự động bóc tách thông tin vào các phần mềm quản lý như Phần mềm Một cửa điện tử liên thông, Phần mềm Hồ sơ sức khỏe, Phần mềm Dịch vụ công trực tuyến, Phần mềm Lưu trú trực tuyến, Phần mềm Giáo dục...

Zen